Mange kommuner har en decentral løsning til kommunens bilflåde. Typisk råder forskellige forvaltninger og institutioner over et antal køretøjer, men når ansvaret for dem er spredt ud til forskellige enheder, skaber det dobbeltarbejde, ringere udnyttelse af køretøjerne og manglende overblik i forhold til servicering og drift.

Flere kommuner har fået øjnene op for at samle drift og styring af bilflåden for at frigive ressourcer, optimere arbejdsgange og få et bedre overblik over bilerne. Et eksempel er Frederikshavn Kommune, hvor alle deres puljebiler er samlet i et system, der anvendes på tværs af centrene via et centralt kontor.

Systemet de anvender er Ecofleets flådestyring med booking. Deres Vej og Park bruger elektroniske kørebøger for korrekt udførelse af kørselsgodtgørelse, samt GIS kort funktionen til at holde styr på de præcise kommunale arealer, der skal serviceres. Kommunen har nu mulighed for et præcist og hurtigt overblik over, hvor mange kilometer de enkelte afdelinger og biler kører og for nemt at fordele udgifterne.

”Systemet har givet det nødvendige beslutningsgrundlag for optimering af de kørte ruter samt antallet af biler. Ud af hver 9 biler kunne én køres i garage, en anden kunne erstattes af en elektrisk cykel, og potentialet for optimering er sikkert ikke engang fuldt udnyttet endnu. Medarbejderne bruger ikke længere dyrebar arbejdstid på at udfylde kørebøger eller andre lignende dokumenter. Derudover har systemet givet vigtig indsigt i form af information om den faktiske længde af borgerbesøg, pauser, kørselstid osv.”, fortæller Frederikshavn Kommune. 

Kørselskontor som koncernservice

Ligesom Frederikshavn er også Holbæk og Furesø Kommune i gang med eller har omlagt en række funktioner fra decentrale løsninger til en fælles, samlet koncernservice, hvor én enhed løfter opgaven for hele organisationen.  

Fordelene er ved en koncernservice fremfor en decentral løsning er; 

  • Effektivisering/rationalisering 
  • Kvalitetsforbedring 
  • Reduktion af sårbarhed 

Effektivisering af bilflåden i kommuner

Når en central enhed (et kørselskontor) i kommunen har ansvaret for bilflåden, er der økonomiske fordele at hente. Driftsøkonomi fylder meget både hos de offentlige og private virksomheder. Derfor er det – som  flådeejer –  vigtigt at have et solidt overblik over kilometer, sikkerhed, service, kilometerstand, påmindelser mm. Erfaringsmæssigt nedbringes driftsomkostninger inkl. overkørte kilometer og overholdelse af serviceintervaller, lige som en stor besparelse i tid kan opnås ved at effektivisere kørslen.

”Vi oplever minimum 10% reduktion ved første års brug – herefter er der en årlig besparelse på 2-3% hos virksomheder”, udtaler Martin Stolpe-Thomsen, Nordic Head of Sales Operations & Services hos Ecofleet. 

Kvalitetsforbedring

Kvalitetsforbedring i et samlet system til bilflåder ligger i en bedre udnyttelse af ressourcerne. Brugen analyseres gennem indkomne data og køretøjerne bliver fordelt efter behov. Sikkerhed opnås gennem pålidelig dokumentation, og de rigtige ressourcer bliver sat ind på de rigtige steder. Det kan fx være elcykler eller elbiler på kortere distancer, eller ressourcer fordelt anderledes i spidsbelastningperioder m.v. 

Reduktion af sårbarhed

Ét samlet system, der er gennemarbejdet efter behov og den mest profitable fordeling af ressourcer, sikrer at systemet ikke er sårbart overfor enkelte afdelingers fordeling af få ressourcer og forskellige procedurer. Dataanalysen, som giver indblik i den præcise brug af bilerne er en faktor, som mange kommuner ikke benytter sig af i dag. Den kan sikre, at kommunens brug af bilflåden bliver så hensigtsmæssig som muligt i forhold til de behov der er i de enkelte afdelinger. Det giver store fordele i forhold til planlægning of sårbarhed.

Miljømæssige faktorer

Mange kommuner udarbejder et årligt miljøregnskab, der viser udviklingen og effekten af miljøarbejdet. Når man skal lave regnskabet over bilerne, tjekkes kilometertallet på kommunebilerne, hvilket er en omfattende manuel proces. 

”Da jeg blev ansat, var en af mine opgaver at lave årligt miljøregnskab, hvor jeg skulle tjekke kilometertal på alle 100 biler hver den 31/12. Jeg var sikker på, at det manuelle arbejde kunne erstattes med noget mere smart og effektivt. Derfor begyndte jeg at undersøge alternativer, hvor flådestyring dukkede op”, fortæller Benny Petersen fra Furesø Kommune, som nu også har indført flådestyring fra Ecofleet.

Man kan måle på mange andre parametre også; f.eks. tomgangstid, Co2 udledning, kørselsmønstre og ruteoptimering. Disse faktorer kan direkte påvirkes ved adfærd- og procesændringer for at opnå reduktion i miljøpåvirkningen. Ligeledes kan det ændrede kørselsmønster aflæses direkte på driftsøkonomien.

Det er bare én fordel ud af mange, som Ecofleet oplever, når fremsynede kommunale kunder som Furesø, Holbæk og Frederikshavn vælger at centralisere og effektivisere deres bilflåder. Mon ikke mange andre kommuner vælger at følge i deres fodspor og dermed sikre overblik og overskud.